Hosting poczty firmowej ze skrzynkami na własnej domenie

Dlaczego adres w domenie firmy jest wart tych pieniędzy

Adres typu [email protected] kosztuje zero złotych i tyle samo jest wart w oczach klienta korporacyjnego. Kiedy wysyłasz ofertę na kilkadziesiąt tysięcy złotych z darmowej skrzynki, druga strona podświadomie odejmuje Ci punkty za wiarygodność. Adres [email protected] mówi, że firma istnieje, ma domenę i traktuje komunikację poważnie.

Druga sprawa to porządek. Na własnej domenie zakładasz adresy działowe (biuro@, sprzedaz@, faktury@, rekrutacja@) i imienne dla pracowników. Kiedy ktoś odchodzi z firmy, skrzynka zostaje u Ciebie razem z historią korespondencji, a nie na prywatnym koncie byłego handlowca. To różnica, którą docenia się dopiero w dniu, w którym trzeba odzyskać ustalenia z klientem sprzed roku.

Trzecia sprawa to kontrola. Domena jest Twoja, więc adresy migrują razem z nią. Jeśli zmienisz dostawcę hostingu, poczta idzie za Tobą i nikt nie trzyma Twojej korespondencji jako zakładnika. Przy darmowych skrzynkach portalowych nie masz takiej dźwigni.

• Wiarygodność: oferta z domeny firmowej wygląda jak oferta firmy, a nie osoby prywatnej.
• Porządek w komunikacji: osobne skrzynki dla działów i pracowników.
• Ciągłość: skrzynka i historia zostają w firmie, gdy zmienia się zespół.
• Kontrola danych: to Ty jesteś właścicielem domeny i skrzynek.

Ile skrzynek e-mail dostajesz w każdym planie

Nie sprzedajemy poczty jako osobnego dodatku, który trzeba doliczyć do rachunku. Skrzynki są w cenie planu hostingowego razem ze stroną WWW, certyfikatem SSL i kopiami zapasowymi. Jedna faktura, jeden panel, jeden zespół wsparcia, do którego dzwonisz, gdy coś nie działa.

Liczba skrzynek to zwykle pierwsze pytanie office managera, więc odpowiadamy wprost: plan Startowy wystarcza jednoosobowej działalności i małemu biuru, Biznes obsługuje typowy kilkunastoosobowy zespół, a Zarządzany Pro nie ma limitu skrzynek, więc rośnie razem z zatrudnieniem.

• Rozliczenie roczne: 288 zł, 660 zł lub 1428 zł netto za rok, zależnie od planu.
• Cena odnowienia jest taka sama jak startowa, bez skoku w drugim roku.
• Faktura VAT wystawiana automatycznie, szczegóły na stronie hosting z fakturą VAT.
• 14 dni za darmo bez karty, żeby przetestować pocztę na realnej domenie.

Jak korzystasz z poczty: webmail, Outlook, telefon

Poczta firmowa musi działać tam, gdzie pracują ludzie, a nie tam, gdzie wygodnie dostawcy. Dlatego udostępniamy skrzynki przez webmail w przeglądarce oraz przez standardowe protokoły IMAP i SMTP. To znaczy, że każdy popularny program pocztowy je obsłuży: Outlook, Thunderbird, Poczta na Windows, Mail na iPhonie i Androidzie.

IMAP jest tu istotny z jednego powodu: synchronizuje foldery między urządzeniami. Wiadomość przeczytana na telefonie w drodze do klienta jest przeczytana także w Outlooku na biurku, a wysłana z laptopa ląduje w folderze „Wysłane" widocznym na komórce. Dane potrzebne do konfiguracji (adres serwera, port, szyfrowanie) znajdziesz w panelu klienta, a jeśli wolisz tego nie ruszać, ustawimy program pocztowy za Ciebie w ramach wsparcia.

Poczta firmowa a RODO, serwery w Polsce i faktura

Firmowa skrzynka to jeden z najbardziej wrażliwych zbiorów danych w organizacji: umowy, oferty, dane osobowe klientów i pracowników, czasem dane medyczne czy prawne. Dlatego pytanie „gdzie fizycznie leżą te wiadomości" nie jest ciekawostką techniczną, tylko elementem zgodności z RODO. Nasze serwery stoją w Polsce, w granicach Unii Europejskiej, a dla firm przygotowujemy umowę powierzenia danych.

Do tego dochodzi zwykła higiena rozliczeniowa. Poczta firmowa jest kosztem uzyskania przychodu, więc fakturę VAT z NIP-em wystawiamy automatycznie po każdej płatności, bez proszenia o dokument i bez czekania na koniec miesiąca. Ceny w cenniku podajemy w netto, bo tak liczą firmy.

Warto też pamiętać, że skrzynki są objęte kopiami zapasowymi tak samo jak strona: 7 dni wstecz w planie Startowym, 30 dni w Biznes i Zarządzanym Pro. To realna polisa na wypadek, gdy ktoś w pośpiechu wyczyści folder z korespondencją do przetargu.

Przenosimy Twoją pocztę bez utraty wiadomości

Największy strach przy zmianie dostawcy poczty brzmi zawsze tak samo: „zgubię maile". Uzasadniony, bo źle zrobiona migracja potrafi urwać archiwum albo spowodować, że przez pół dnia wiadomości od klientów wpadają w próżnię. Dlatego przenosiny wykonuje nasz zespół, a nie Ty.

Przenosimy skrzynki razem z zawartością i strukturą folderów, konfigurujemy domenę i rekordy poczty, a dopiero potem przełączamy ruch. Stara poczta działa do momentu przełączenia, więc nie ma okna, w którym korespondencja znika. To ta sama procedura, którą stosujemy przy migracji strony WWW, tylko skupiona na poczcie. Migracja jest bezpłatna i wliczona w każdy plan.

Jeśli nie chcesz w ogóle dotykać administracji, weź hosting zarządzany. Wtedy zakładanie skrzynek, konfigurację programów pocztowych i aktualizacje bierzemy na siebie, a Ty dostajesz działającą pocztę i stronę. Rozmawiasz przy tym z ludźmi, którzy odpowiadają po polsku i znają Twoją konfigurację.

• 1. Inwentaryzacja: spisujemy adresy, aliasy i przekierowania, które masz dziś.
• 2. Odtworzenie: zakładamy skrzynki u nas i kopiujemy wiadomości z folderami.
• 3. Przełączenie: zmieniamy kierowanie poczty w dogodnym momencie, zwykle poza godzinami pracy.
• 4. Konfiguracja: ustawiamy Outlooka, Thunderbirda i telefony w Twoim zespole.