Migracja poczty na inny serwer bez utraty wiadomości opiera się na jednej zasadzie: najpierw kopiujesz wszystkie skrzynki na nowy serwer przez IMAP, dopiero potem przełączasz rekord MX domeny, a na końcu dosynchronizowujesz maile, które przyszły w trakcie. Rekord MX obniżasz do niskiego TTL na 24 do 48 godzin przed przenosinami, żeby zmiana rozeszła się szybko. Dzięki tej kolejności żadna wiadomość nie ginie, a skrzynki działają przez cały czas.
Ostatnia aktualizacja: lipiec 2026.
Dlaczego migracja poczty jest trudniejsza niż przeniesienie strony
Stronę można przenieść i sprawdzić na adresie testowym, zanim przełączysz domenę. Z pocztą tak się nie da, bo wiadomości przychodzą non stop, także w nocy i w trakcie samej migracji. Jeśli przełączysz rekord MX, zanim skopiujesz skrzynki, część maili trafi na nowy serwer, a część zostanie na starym, i skończysz z historią rozbitą na dwa miejsca. Dlatego poczta wymaga innej kolejności niż pliki strony: kopia najpierw, przełączenie później.
Druga różnica to konfiguracja programów pocztowych. Każdy pracownik ma pocztę ustawioną w Outlooku, Thunderbirdzie albo w telefonie, i po zmianie serwera te ustawienia trzeba zaktualizować. O tym łatwo zapomnieć, a efekt jest taki, że ktoś przez tydzień wysyła i odbiera na starym serwerze, nie wiedząc o tym.
Przygotowanie: co zrobić 24 do 48 godzin przed migracją
Najważniejsza rzecz do zrobienia z wyprzedzeniem to obniżenie TTL rekordu MX. TTL mówi serwerom DNS, jak długo mają trzymać zapamiętaną odpowiedź. Jeśli teraz masz TTL ustawiony na 86400 sekund, czyli dobę, to po zmianie MX część świata nadal będzie wysyłać pocztę na stary serwer przez kolejne 24 godziny. Obniż TTL do 300 do 600 sekund na dobę lub dwie przed migracją, żeby stary wpis zdążył wygasnąć z pamięci resolwerów. Wtedy w dniu przenosin zmiana zadziała w kilka minut, a nie w dobę.
Poza tym przygotuj listę wszystkich skrzynek do przeniesienia razem z hasłami, ustal pojemność każdej z nich (duże archiwa kopiują się dłużej) i uprzedź zespół, że w oknie migracji nie warto masowo kasować ani porządkować maili. Warto też zrobić własną kopię najważniejszych skrzynek lokalnie, jako zabezpieczenie niezależne od obu serwerów. Cały ten etap przypomina to, co opisaliśmy przy przenoszeniu strony na nowy hosting, bo mechanika DNS jest ta sama.
Migracja skrzynek krok po kroku
Standardem przy przenoszeniu poczty jest synchronizacja IMAP do IMAP: narzędzie łączy się jednocześnie ze starym i nowym serwerem i kopiuje wszystkie foldery z zachowaniem struktury i statusów przeczytania. Popularne narzędzie do tego to imapsync, ale u dobrego dostawcy nie musisz go uruchamiać sam, bo migrację wykonuje polskie wsparcie techniczne.
| Krok | Co robisz |
|---|---|
| 1. Obniż TTL | na dobę lub dwie przed migracją zmniejszasz TTL rekordu MX do 300 do 600 sekund |
| 2. Załóż skrzynki | na nowym serwerze tworzysz te same adresy co na starym, z hasłami |
| 3. Pierwsza synchronizacja | kopiujesz całą zawartość skrzynek przez IMAP, przy działającej jeszcze starej poczcie |
| 4. Przełącz rekord MX | wskazujesz MX domeny na nowy serwer poczty; dzięki niskiemu TTL zmiana działa szybko |
| 5. Dosynchronizuj różnicę | po przełączeniu uruchamiasz drugą synchronizację, która dobiera maile z okna przejściowego |
| 6. Zaktualizuj programy | w Outlooku, Thunderbirdzie i telefonach ustawiasz nowy serwer IMAP i SMTP |
Kluczowy jest krok piąty. Między pierwszą synchronizacją a pełnym rozejściem się nowego MX zawsze wpadnie trochę maili na stary serwer. Druga, różnicowa synchronizacja domyka tę lukę, więc na nowej skrzynce ląduje komplet. Stary hosting utrzymaj aktywny jeszcze przez kilka dni po przełączeniu, właśnie po to, żeby było skąd dobrać spóźnione wiadomości.
Jak przenieść ustawienia w Thunderbird i Outlook
Po stronie serwera możesz mieć wszystko gotowe, ale program pocztowy pracownika nadal łączy się tam, gdzie mu kazano przy pierwszej konfiguracji. Dlatego w każdym programie trzeba wskazać nowy serwer poczty przychodzącej (IMAP) i wychodzącej (SMTP), które dostajesz od nowego dostawcy. Zalecamy połączenie szyfrowane: IMAP na porcie 993 i SMTP na porcie 465, oba przez SSL, z uwierzytelnianiem hasłem skrzynki.
Najbezpieczniej dodać nowe konto obok starego, sprawdzić, że widać wszystkie foldery i że wysyłka działa, a dopiero potem usunąć stare konto. Przy IMAP maile i tak leżą na serwerze, więc dodanie konta na nowo niczego nie kasuje. W telefonach zwykle najszybciej jest usunąć stare konto pocztowe i dodać je ponownie z nowymi danymi serwera.
SPF, DKIM i DMARC: dlaczego po migracji maile trafiają do spamu
Najczęstszy problem po udanej migracji nie polega na tym, że maile giną, tylko na tym, że zaczynają lądować w spamie u odbiorców. Powód jest prawie zawsze ten sam: rekordy uwierzytelniania poczty wciąż wskazują stary serwer. SPF to wpis TXT mówiący, które serwery mogą wysyłać pocztę w imieniu twojej domeny. DKIM podpisuje wiadomości kluczem, który musi zgadzać się z rekordem w DNS. DMARC mówi odbiorcy, co zrobić, gdy SPF albo DKIM się nie zgadzają. Komplet tych rekordów ustawiamy za klienta przy zakładaniu poczty firmowej na własnej domenie.
Po zmianie serwera zaktualizuj SPF tak, żeby wskazywał nowy serwer wysyłkowy, wgraj nowy klucz DKIM do DNS i sprawdź, czy DMARC nie odrzuca poprawnych wiadomości. Bez tego nawet technicznie sprawna poczta trafi do kosza u połowy klientów. To samo dotyczy poczty świeżo uruchomionej, dlatego przy zakładaniu hostingu poczty firmowej te rekordy ustawiamy od razu, a przy migracji poprawiamy je razem z przełączeniem MX.
Najczęstsze błędy przy migracji poczty
Pierwszy to przełączenie MX przed skopiowaniem skrzynek, przez co historia rozjeżdża się na dwa serwery. Drugi to wyłączenie starego hostingu zaraz po zmianie, zanim rozejdzie się nowy MX, co skutkuje odbiciami i utratą maili z okna przejściowego. Trzeci to zapomniane rekordy SPF i DKIM, przez które poczta ląduje w spamie. Czwarty, banalny, to nieaktualne ustawienia w programach pracowników, którzy potem twierdzą, że "poczta nie działa", choć serwer jest w porządku.
Wszystkie cztery mają wspólny mianownik: wynikają z pośpiechu i braku listy kontrolnej. Gdy firma rośnie i rekrutujesz nowych pracowników, każdemu i tak zakładasz kolejną skrzynkę w domenie, więc uporządkowany proces poczty procentuje przy każdej takiej zmianie, nie tylko raz przy przenosinach.
Najczęściej zadawane pytania
Czy przy zmianie hostingu stracę stare maile?
Nie, jeśli migrację przeprowadzisz w dobrej kolejności. Najpierw kopiujesz całą zawartość skrzynek na nowy serwer przez IMAP, dopiero potem przełączasz rekord MX, a na końcu dosynchronizowujesz różnicę. Stary serwer utrzymujesz aktywny jeszcze kilka dni, żeby dobrać spóźnione wiadomości. Przy tej kolejności żadna wiadomość nie ginie.
Jak przenieść pocztę na inny serwer bez utraty wiadomości?
Załóż te same skrzynki na nowym serwerze, skopiuj ich zawartość przez synchronizację IMAP przy działającej starej poczcie, przełącz rekord MX na nowy serwer, a potem uruchom drugą synchronizację, która dobierze maile z okna przejściowego. Na koniec zaktualizuj ustawienia serwera w programach pocztowych i telefonach.
Ile trwa migracja poczty firmowej?
Sama synchronizacja skrzynek zależy od ilości danych i trwa od kilkunastu minut do kilku godzin przy dużych archiwach. Przełączenie MX przy obniżonym wcześniej TTL działa w kilka do kilkunastu minut. Całość, razem z aktualizacją programów pocztowych, mieści się zwykle w jednym dniu roboczym, bez przerwy w odbieraniu poczty.
Co to jest rekord MX i po co go zmieniać?
Rekord MX w strefie DNS domeny wskazuje serwer, który odbiera pocztę dla twojego adresu. Przy zmianie hostingu poczty musisz przekierować MX na nowy serwer, inaczej wiadomości nadal trafiałyby na stary. To rekord niezależny od rekordu A odpowiadającego za stronę, więc pocztę można przenieść bez ruszania witryny.
Czy mogę przenieść pocztę, a stronę zostawić na starym hostingu?
Tak. Rekord MX odpowiadający za pocztę i rekord A odpowiadający za stronę są od siebie niezależne. Możesz przekierować sam MX na nowy serwer poczty, a stronę zostawić tam, gdzie stoi. Działa to też odwrotnie: przenosisz stronę, a skrzynki zostają na dotychczasowym serwerze. Jeśli chcesz przenieść oba naraz, całość obsługujemy w ramach darmowej migracji strony WWW.
Czy migracja poczty coś kosztuje?
U nas nie. Przeniesienie skrzynek wraz z całą historią wykonuje polskojęzyczne wsparcie w ramach zakupionego planu, bez osobnej opłaty za konfigurację. Ustawiamy też SPF, DKIM i DMARC, żeby po migracji poczta docierała do odbiorców, a nie do spamu. Pełne ceny planów odnawiają się w tej samej kwocie co przy zakupie.
Jeśli chcesz oddać migrację poczty w całości, napisz do nas, a przeniesiemy skrzynki za ciebie i ustawimy rekordy tak, żeby wszystko działało od pierwszego dnia.